Planificar las Comunicaciones en la Gestión de Proyectos

• Activos de los Procesos de la Organización Todos los activos de los procesos de la organización se utilizan como entradas del proceso Planificar las Comunicaciones. Entre ellas, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia puesto que pueden aportar conocimientos tanto en cuanto a las decisiones tomadas relativas a incidentes de comunicación como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se las puede utilizar como información orientativa a fin de planificar las actividades de comunicación del proyecto en curso.

• Análisis de Requisitos de Comunicaciones El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información. Los recursos del proyecto se utilizan únicamente para comunicar información que contribuya al éxito o cuando una falta de comunicación puede conducir al fracaso. Asimismo, el director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o rutas de comunicación potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. La cantidad total de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa la cantidad de interesados. Por consiguiente, un proyecto con 10 interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicación potenciales. Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las comunicaciones reales del proyecto son la determinación y delimitación de quién se comunicará con quién, y de quién recibirá qué información. Entre la información normalmente utilizada para determinar los requisitos de comunicación del proyecto, se incluyen: los organigramas la organización del proyecto y las relaciones de responsabilidad de los interesados las disciplinas, departamentos y especialidades con implicación en el proyecto la logística de cuántas personas participarán en el proyecto y en qué ubicaciones las necesidades de información interna (p.ej., comunicaciones entre diferentes organizaciones) las necesidades de información externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el público o los contratistas) la información sobre los interesados proveniente del registro de interesados y de la estrategia de gestión de los interesados
• Tecnología de las Comunicaciones Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados en el proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo del proyecto puede usar como métodos de comunicación técnicas que van desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (p.ej., cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea. Entre los factores que pueden afectar al proyecto, se incluyen: La urgencia de la necesidad de información. ¿El éxito del proyecto depende de contar con información actualizada frecuentemente y disponible de inmediato, o bastaría con emitir periódicamente informes escritos? La disponibilidad de la tecnología. ¿Los sistemas con los que ya se cuenta son apropiados o las necesidades del proyecto justifican un cambio? Por ejemplo, ¿el o los interesados previstos tienen acceso a la tecnología de comunicaciones seleccionada? El personal previsto para el proyecto. ¿Los sistemas de comunicación propuestos son compatibles con la experiencia y conocimientos de los participantes del proyecto o se requiere una capacitación y un aprendizaje exhaustivos? • La duración del proyecto. ¿Es probable que la tecnología disponible cambie antes de la finalización del proyecto? El entorno del proyecto. ¿El equipo se reúne y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?
• Modelos de Comunicación El Gráfico 10-8 muestra un modelo de comunicación básica, que representa cómo la información se envía y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor. Los componentes clave de este modelo incluyen: La codificación. Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que es comprendido por otras personas. El mensaje y el mensaje de retroalimentación. La salida de la codificación. El medio. El método utilizado para transmitir el mensaje. El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisión y comprensión del mensaje (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con la tecnología, la falta de información contextual). La decodificación. Traducir nuevamente el mensaje en pensamientos o ideas coherentes. El Gráfico 10-8 presenta un modelo de comunicación básica. La realización de una acción para confirmar recepción del mensaje es inherente al modelo. Confirmar recepción significa que el receptor indica que recibió el mensaje, pero no necesariamente que está de acuerdo con él. Otra acción es la respuesta a un mensaje, lo que significa que el receptor ha decodificado el mensaje, lo comprende y responde al mismo.
• Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo de comunicación cuando se debate sobre las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de comunicación, el emisor es responsable de que la información transmitida sea clara y completa, de modo que el receptor pueda recibirla correctamente, y confirmar que fue correctamente entendida. El receptor es responsable de cerciorarse de que la información sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada. Una falla en la comunicación puede ejercer un impacto negativo en el proyecto. Existen numerosos desafíos en la utilización de estos componentes para comunicarse de manera eficaz con los interesados en el proyecto. Basta tomar como ejemplo a un equipo de proyecto multinacional y muy técnico. Para que un miembro del equipo logre comunicar de manera satisfactoria un concepto técnico a otro miembro del equipo situado en un país diferente, puede ser necesario codificar el mensaje en el idioma adecuado, enviar el mensaje recurriendo a una variedad de tecnologías y aguardar a que el receptor decodifique el mensaje y responda al mismo o proporcione una retroalimentación. Cualquier ruido que se produzca en el camino pone en peligro el significado original del mensaje.
• Métodos de Comunicación Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados en el proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en: Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar entre todos los participantes una comprensión común acerca de temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc. Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan conocer la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Este tipo de comunicación incluye las cartas, los memorandos, los informes, los correos electrónicos, los faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc. Comunicación de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes, que requieren que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Entre los métodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido, etc. En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide qué métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo hacerlo.

• Plan de Gestión de las Comunicaciones El plan de gestión de las comunicaciones es un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto o una parte de él (Sección 4.2.3.1). Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión de las comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.
• El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas y plantillas para las reuniones sobre estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico. El uso de un sitio Web del proyecto y de un software de gestión del proyecto también puede incluirse si se los emplea en el marco del proyecto.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: el cronograma del proyecto el registro de interesados la estrategia de gestión de los interesados

Fuente: DHARMA